Specjalista ds. fakturowania // Invoicing specialist (m/f/d)

Twój zakres obowiązków:

• Wystawianie faktur sprzedaży – generowanie faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi i wewnętrznymi procedurami firmy
• Weryfikacja poprawności danych na fakturach – spójności danych klientów, numerów zamówień, cen i warunków płatności
• Obsługa korekt i not księgowych
• Kontrola terminowości wystawiania
• Współpraca z działami sprzedaży i logistyki
• Obsługa systemów ERP/finansowych – wprowadzanie danych do systemów takich jak QAD i generowanie raportów i podsumowań
• Zapewnienie zgodności z przepisami podatkowymi – monitorowanie zmian w podatku VAT i innych przepisach podatkowych oraz ich stosowanie w praktyce fakturowania
• Utrzymywanie wysokiego poziomu poufności i etyki – odpowiedzialne przetwarzanie danych finansowych i informacji o klientach zgodnie z polityką firmy

Nasze oczekiwania:

• Wykształcenie – co najmniej średnie ekonomiczne lub administracyjne; preferowane wykształcenie wyższe z zakresu finansów, rachunkowości lub ekonomii
• Min. 1–2 lata doświadczenia w fakturowaniu, księgowości lub finansach
• Znajomość pakietu MS Office – bardzo dobra znajomość programu Excel (tabele, formuły, raporty) oraz umiejętność pracy z programami Word i Outlook
• Znajomość przepisów podatkowych – podstawowa znajomość podatku VAT, podatków lokalnych oraz zasad fakturowania transakcji krajowych i międzynarodowych
• Umiejętności analityczne – umiejętność identyfikowania rozbieżności w dokumentach, analizowania danych i przygotowywania raportów
• Dokładność i dbałość o szczegóły – wysoki poziom precyzji, minimalizujący ryzyko błędów w dokumentach finansowych
• Organizacja pracy i terminowość – umiejętność pracy pod presją, szczególnie podczas raportowania miesięcznego i kwartalnego
• Komunikacja i praca zespołowa – efektywna współpraca z działami sprzedaży, logistyki i finansów, a także komunikacja z klientami

To oferujemy:

• Pracę w międzynarodowej firmie o ugruntowanej pozycji na rynku.
• Pracę z doświadczonym zespołem.
• Oprócz wynagrodzenia podstawowego masz możliwość uzyskania premii miesięcznej.
• Możliwość pracy w trybie hybrydowym.
• Realne perspektywy rozwoju – rośniesz razem z firmą.
• Dbamy o zdrowie naszych pracowników, dlatego w ofercie mamy, dofinansowanie do karty Multisport oraz prywatnej opieki medycznej.
• Jako firma ciągle się rozwijamy i Ty też będziesz mieć taką możliwość uczestnicząc w szeregu szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych.
• Masz możliwość uczestniczenia w tworzeniu projektów dla klientów znanych na całym świecie.

W Kelvion rozwijamy się dzięki współpracy, akceptując różnorodność myśli i ceniąc każdy głos. W naszej organizacji kreatywność kwitnie, ponieważ ludzie są słuchani, ich wkład jest doceniany, a ich pomysły mile widziane. Nasze elastyczne podejście do sposobu w jaki pracujemy, stawia zdrowie i zadowolenie ludzi na pierwszym miejscu, zwiększając zaangażowanie i wspierając możliwości kariery. Umożliwiamy zaangażowanym osobom rozwój, postęp i wytyczanie własnych ścieżek w firmie. 

Razem, kształtujemy przyszłość

Your responsibilities:

• Issuing sales invoices – Generating invoices in accordance with applicable tax regulations and the company’s internal procedures                            
• Verifying invoice data accuracy – Checking the consistency of client details, order numbers, prices, and payment terms                                              
• Handling corrections and accounting notes – Preparing corrective invoices, credit notes, and debit notes in case of errors or order changes                    
• Controlling timeliness of document issuance – Ensuring that all invoices are issued on time, particularly during month-end closings                          
• Cooperation with Sales and Logistics departments – Aligning order details, deliveries, and commercial terms to ensure proper invoicing                    
• Operating ERP/financial systems – Entering data into systems such as QAD and generating reports and summaries                                              
• Ensuring compliance with tax regulations – Monitoring changes in VAT and other tax rules and applying them in invoicing practices                               
• Maintaining a high level of confidentiality and ethics – Responsible handling of financial data and client information in line with company policy                                      

Our requirements:

• Education – Minimum secondary education in economics or administration; a university degree in finance, accounting, or economics is preferred     
• Professional Experience – At least 1–2 years of experience in invoicing, accounting, or finance                                             
• MS Office Proficiency – Strong skills in Excel (tables, formulas, reports) and ability to work with Word and Outlook                                              
• Tax Regulations Knowledge – Basic understanding of VAT, local taxes, and invoicing rules for domestic and international transactions                 
• Analytical Skills – Ability to identify discrepancies in documents, analyze data, and prepare reports                                      
• Accuracy and Attention to Detail – High level of precision, minimizing the risk of errors in financial documents                                  
• Work Organization and Timeliness – Ability to work under pressure, especially during month-end and quarterly reporting                                              
• Communication and Teamwork – Effective collaboration with Sales, Logistics, and Finance departments, as well as communication with clients                                      

What we offer:

• Work in an international company with an established market position.
• Work in an experienced team.
• In addition to your base salary, you have the opportunity to receive a monthly bonus.
• Possibility of working in a hybrid mode.
• Real development prospects – you grow with the company.
• We care about the health of our employees, which is why we offer subsidized Multisport cards and private healthcare.
• As a company, we are constantly growing, and you will have the same opportunities by participating in a range of internal and external training courses.
• You have the opportunity to participate in developing projects for renowned global clients.

At Kelvion we thrive on collaboration, embracing diversity of thought, and valuing every voice. Within Kelvion creativity shines because people are listened to, their contributions recognised, and their ideas welcomed. Our flexible approach to the way we work places people’s health and satisfaction as a priority, enhancing engagement and fostering career opportunities. We empower engaged individuals to grow, progress and carve their own paths within the company.

Together, We Shape the Future